Muchas empresas y profesionales tienen problemas a la hora de gestionar el tiempo que dedican a reunirse a lo largo del día. Reuniones en las que se debaten muchas cosas, se concretan pocas y éstas tardan en ejecutarse, ya que las personas encargadas están, otra vez, en reuniones.
Hoy en día la tecnología ha abierto la puerta a la posibilidad de ahorrar un poco de tiempo con nuevas herramientas que permiten compartir documentos, trabajar en línea o hacer videollamadas. Aún así, hay un gran grupo de profesionales que se resisten a aplicar estas nuevas metodologías en el trabajo y optan por convocar reunión tras reunión, debatir y exponer temas cara a cara y dedicar gran parte de la jornada laboral a algo que, en mi opinión, suele ser poco productivo.
Tanto si eres de este grupo de personas que tienen entre sus hábitos de trabajo establecer reuniones, como si te ves invitado u obligado a asistir a un sinfín de ellas, comparto 10 consejos para gestionar las reuniones, ganar productividad laboral y lo que es más importante, ganar bienestar en el trabajo.
Realizar reuniones efectivas disminuye la frustración y la ansiedad generada por llegar al final del día sin haber podido resolver las tareas previstas debido a la reunionitis (dícese del síndrome de aquel que se pasa todo el día pululando de sala en sala sin poner el dedo en el teclado del ordenador).
- Es bueno que haya un líder claro de la reunión, una persona encargada de la organización, planificación y gestión de la misma y que, si es necesario, pueda delegar en otras personas -previo aviso- otros temas concretos que deban presentarse.
- Sé puntual, empieza y termina a la hora prevista. El tiempo de cada persona es valioso y hacer esperar o retrasar un encuentro, así como llegar tarde y unirte cuando la reunión ya ha comenzado sin tener una causa justificada, puede considerarse una falta de interés y de respeto hacia el trabajo y las necesidades del resto de compañeros.
- Adjunta, comunica o pregunta por los objetivos y temas a tratar. Puedes adjuntarlos en la convocatoria de la reunión o preguntar cuáles son en caso de que no lideres la reunión, puesto que la gente asistirá más preparada si conoce de antemano los temas relevantes de cada encuentro.
- Gestiona el tiempo como si se tratara de un partido de fútbol o de la receta de la tarta casera de tu abuela que necesita una cocción exacta. Establece timings para cada tema y corta o pide resumir o avanzar si un tema ocupa demasiado tiempo. Si puedes hacer reuniones de máximo 30 minutos, mucho mejor que hacerlas de una hora.
- Limita y evita el uso del móvil por parte de todos los asistentes a la reunión. A menos que se espere de antemano una llamada urgente, dejar los móviles a un lado evitará distracciones y favorecerá la atención.
- Sé breve y conciso a la hora de exponer o explicar los temas. Los debates filosóficos mejor dejarlos para otro momento, las reuniones efectivas deben ser un punto de encuentro e intercambio de información directo y sin rodeos.
- Consulta si hay dudas o preguntas al finalizar la reunión o, en caso de que seas tú quien tengas dudas, es el mejor momento para comentarlas, ya que los temas están recientes y es el mejor momento para aclarar lo que sea necesario.
- Repasa las decisiones tomadas y los siguientes pasos, asignando responsables para cada tarea y fijando plazos aproximados de entrega.
- Toma nota de las tareas que debes encargarte de realizar e intenta priorizarlas. Desde enviar un documento, a redactar un mail o hacer una llamada, anota aquellos temas que quedan en tu mano e intenta hacerlos, si es posible, el mismo día en que han sido comentados, pues la información es más reciente y seguramente podrás llevarlo a cabo de una manera más eficiente.
- Cambia las reuniones por conversaciones: incrementar la calidad de los encuentros entre jefe y empleado o entre proveedor y cliente tiene resultados positivos para todas las partes. En lugar de establecer muchas reuniones formales, buscar momentos de charla en los que se puede, de una forma más distendida, repasar el estado de algún tema o concretar siguientes pasos.
Un buen líder de reuniones suele ser una persona con la que los demás quieren conversar, quieren pasar un rato aunque sea en un ambiente de trabajo ya que les aportará información relevante para mejorar su trabajo o su día a día. Las reuniones son efectivas siempre y cuando sean un canal para comunicar temas que no pueden comunicarse de otro modo o para coordinar a un grupo de personas que trabajan con un objetivo común.
Analiza cuánto tiempo pasas reunido y si recuperar un poco de ese tiempo serviría para avanzar los temas más importantes del día y, en caso de que lo veas claro, mi consejo es: adiós reuniones, hola breves conversaciones!
